Het voordeel van structuur aanbrengen in je werk
Eerder deze maand schreef ik een stukje over focus in je werk. Wanneer je hoofd vol ideeën zit die allemaal vechten om aandacht en je focus wilt houden in je werk, zal je structuur aan moeten brengen. Sinds ik voor mezelf werk merk ik dat ik niet zonder kan. Er is geen manager of collega die zegt wanneer iets klaar moet zijn. Of welke resultaten er behaald moeten worden aan het einde van het jaar.
Zonder een goede structuur aan te brengen in je werk zie je op een gegeven moment door de bomen het bos niet meer. Aan het einde van een jaar is de helft van je doelen niet bereikt en doe je allerlei dingen die je eigenlijk niet van plan was. Doelen stellen en plannen maken doe ik inmiddels. Aan het einde van het jaar ga ik er goed voor zitten en kijk terug op het jaar ervoor. In mijn blog over dromen, doelen en plannen schrijf ik daar over. Vandaag deel ik mijn favoriete apps met je die me helpen structuur aan te brengen in mijn werk (en eigenlijk ook in mijn privé leven). Wie weet kan jij er ook je voordeel mee doen.
Hieronder volgt mijn top 5 van favoriete tools om structuur aan te brengen
Trello
Mijn meest favoriete app op dit moment is Trello. Eerlijk is eerlijk ik was niet meteen om maar deze app moet je echt proberen als je het lastig vindt om structuur aan te brengen in je werk. De app is gemaakt om te werken in projecten. Je kunt verschillende borden aanmaken waarin je lijsten maakt waar je kaarten aan kunt hangen. De app werkt heel gemakkelijk doordat je kunt slepen en schuiven met kaarten tussen verschillende lijsten die je aanmaakt.
Je kunt aan je kaarten ook vervaldata koppelen en als je met iemand samenwerkt kan je borden delen. Je kunt links naar websites koppelen en afbeeldingen opslaan in je kaarten. Ik ben echt fan van deze app! Ik gebruik het niet alleen voor mijn werkprojecten maar ook privé.
Todoist
Als ik mijn projecten heb ingepland in Trello, moeten zo natuurlijk ook nog uitgevoerd worden. Daarvoor gebruik ik sinds kort de app Todoist. Dit is een app voor je telefoon maar je kunt hem ook op je computer of tablet gebruiken. In deze app kan je alle to do’s die je hebt, zowel privé als werkgerelateerd overzichtelijk kwijt.
Je kunt data en tijden toevoegen aan je to do’s en je kan ze samenbrengen in projecten. Dus als ik een project in Trello heb gemaakt bijvoorbeeld; het schrijven van blogs dan maak ik in Todoist taken aan. Je kunt taken ook laten terugkeren bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks. Iedere ochtend krijg je een overzicht van de voor die dag ingeplande taken. Je klikt ze aan als ze voltooid zijn en dan verdwijnen ze uit je lijst voor die dag. Je kunt ook de taken voor de aankomende week bekijken. Het geeft mij veel overzicht of ik in de week er nog dingen bij kan plannen of dat mijn week vol zit.
Google calender
Google calender is de agenda van Google. Wat ik heel handig vind aan deze agenda is dat je tijd ook visueel kan maken met behulp van gekleurde blokken. Ook kan je afspraken makkelijk laten herhalen en meldingen instellen. Ook kan je doelen instellen. Als je bijvoorbeeld iets nieuws wilt leren of een gewoonte wil veranderen kan je een doel aanmaken. De agenda plant dit dan voor je in zodat je kunt gaan werken aan je doel. Deze agenda geeft mij het meeste overzicht waarschijnlijk omdat ik visueel ben ingesteld. Je hebt een Google account nodig voor deze dienst.
Google docs
Misschien niet zozeer een tool om structuur aan te brengen maar wel een die de productiviteit verhoogt. Ik gebruik Google Docs omdat dit een online dienst is waarmee ik altijd verder kan werken aan documenten ook als ik inlog op een andere computer. Je hebt alleen je Google account nodig. Je kunt ook samenwerken aan stukken die je aan het schrijven bent en zelfs tegelijkertijd in hetzelfde document werken. Terwijl je bezig bent met schrijven worden je wijzigingen automatisch opgeslagen, zo heb je altijd de laatste versie. Ik vind dit super handig werken, nooit meer zoeken naar welk bestand je ook alweer moest hebben. Ook voor Google Docs heb je een account nodig.
Evernote
Evernote gebruik ik het langst van alle tools die ik hier noem. Ik gebruik het als opslagplaats voor alles wat ik wil onthouden. Je werkt met notitieboeken. Deze kunnen heel praktisch zijn zoals de kleuren van mijn huisstijl maar ook hashtags die vaak gebruik op Instagram sla ik op in Evernote. Verder bewaar ik allerlei dingen die me inspireren in aparte notitieboeken. Je kunt je notitieboeken clusteren op onderwerp en als je iets niet direct kan terug vinden dan gebruik je gewoon de zoekfunctie.
Ik hoop dat je iets gehad hebt aan mijn lijst met favoriete tools. Mocht je nu niet zo van de digitale manier houden om structuur aan te brengen in je werk, dan kan je dit natuurlijk altijd op papier doen, bijvoorbeeld met een WRKPLZR weekplanner
Wil je weten wat ik doe om focus te houden tijdens mijn werk? Lees er meer over in deze blog.
